1. OBJETO

PLACECOL S.A. es una organización de tipo industrial que fabrica, importa y comercializa productos bajo los más altos estándares de ética e integridad y por tanto, ejerce cero tolerancias frente a cualquier conducta ilegal, corrupta o práctica de soborno. El objetivo de esta política es proteger nuestra reputación bajo la certeza de desarrollar nuestro ejercicio profesional de forma honesta.

2. ALCANCE

Esta política está dirigida a todos los empleados de la organización, así como a los diferentes grupos de interés con los que la empresa mantiene relaciones comerciales, tales como proveedores, contratistas, aliados y demás contrapartes, quienes deberán manifestar el conocimiento y aceptación de esta política mediante la suscripción del formato establecido para tal fin.

Asimismo, esta política se integra con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), y sus lineamientos se derivan o complementan los controles financieros y no financieros definidos por la Compañía, asegurando la coherencia y articulación con el sistema de cumplimiento adoptado por PLACECOL S.A.

3. DEFINICIONES

Corrupción: Abuso del poder para beneficio propio.

Auditoría: Control interno o externo de los registros, procesos, funciones y el desempeño con la finalidad de evaluar objetiva independientemente el resultado de una gestión o actividad.

Soborno: Dar, prometer, solicitar o aceptar una contraprestación en dinero o especie a cambio de recibir una condición indebida inequitativa y ventajosa en materia comercial, contractual o personal.

Pagos de facilitación: Son sumas no oficiales de dinero en pequeña cuantía u obsequios que tienen como finalidad acelerar y asegurar la gestión de quien dependa una decisión de tipo administrativo, comercial, contractual o de función pública y de gobierno.

4. CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

Le corresponde a la Junta Directiva aprobar esta política, así como a la Gerencia General actualizarla de acuerdo con las recomendaciones de la Revisoría Fiscal, Oficial de Cumplimiento, o Gerencia de la Compañía.

La Gerencia tiene la obligación de hacer cumplir esta política generando una cultura preventiva, ética y de responsabilidad, estableciendo como principal directriz anteponer los intereses comerciales de la firma sobre los principios éticos.

Se prohíbe expresamente cualquier tipo de soborno o conducta que pueda catalogarse ilícita o éticamente incorrecta, y es deber de todos los empleados de la firma poner en conocimiento la información que pueda tener sobre cualquier conducta ilegal y por ende atentatoria de nuestra reputación.

5. REGISTROS CONTABLES

Los libros contables de PLACECOL S.A reflejaran permanentemente la situación exacta financiera y contable de la empresa, así como sus transacciones.

Está completamente prohibido alterar, modificar, manipular, tergiversar los asientos contables y demás registros que tengan como propósito manipular información con la que se pretenda esconder la naturaleza de transacciones tales como: sobornos, pagos de honorarios, patrocinios, donaciones, gastos de representación entre otros.

6. POLITICA GENERAL

PLACECOL SA  empresa Colombiana ubicada en la Autopista Medellín, Km 7 – Parque Industrial Celta Bodega 109, Funza – Cundinamarca que desarrolla la actividad de fabricación, comercialización, distribución y venta de cepillos dentales, sedas dentales, ceras y kits de ortodoncia, la inyección, soplado y extrusión de plástico, fabricación de moldes para plásticos y vidrio, a nivel local e internacional, diseña y aprueba el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE – como parte integral en la ejecución de sus negocios de manera responsable, los cuales desarrolla bajo los principios de ética, transparencia y honestidad, que garanticen su continuidad y sostenibilidad, buscando salvaguardar su reputación y contribuyendo e impactando positivamente a su sector, así como a sus partes interesadas, cumpliendo el marco de buenas prácticas internacionales y lo dispuesto en el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica 100-000005 del 22 de noviembre de 2017 y la Circular Externa 100-000011 del 9 de agosto de 2021 de la Superintendencia de Sociedades como ente de vigilancia.

En lo pertinente, PLACECOL SA reconoce los riesgos de Corrupción y Soborno a los que se encuentra expuesta y la necesidad de establecer mecanismos de gestión de riesgos que permitan su mitigación y prevención; así mismo, se compromete a cumplir los lineamientos definidos en su PTEE para que en todos sus negocios desarrollados se anteponga sus principios y valores corporativos, por ende, expresamente prohíbe todo acto de corrupción y/o soborno de cualquier tipo de forma directa o indirecta.

Su alcance se extiende a todos sus empleados, asociados y contratistas, así como también a sus partes interesadas con quien la empresa celebra negocios, temporales o permanentes de cualquier naturaleza, en el desarrollo de su objeto social.

Para su cumplimiento, la Alta Dirección de PLACECOL SA establece las políticas de cumplimiento requeridas, a su vez, asegura el suministro de recursos económicos, humanos y tecnológicos necesarios para la puesta en marcha del PTEE, y promoviendo su mejora continua.

La Junta Directiva de PLACECOL SA designa un Oficial de Cumplimiento como responsable de liderar y administrar el PTEE, quien gozará de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el riesgo C/ST y la independencia en ausencia de conflictos de interés que le permita desarrollar sus actividades en función al cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del PTEE.

PLACECOL SA promueve el planteamiento de inquietudes de buena fe o creencia razonable, en confianza y sin temor a represalias, para ello, ha definido canales de denuncia donde cualquier persona que tenga conocimiento de actos de corrupción o infracciones al PTEE realicen reportes anónimos y confidenciales y se garantice su protección ante represalias o acoso laboral.

La presente política se encuentra difundida a toda la organización, ha sido entendida y asumida por todo el personal de PLACECOL SA, y se divulga a través de www.placecol.com.co a sus partes interesadas o quienes muestren interés por ella. El no cumplimiento de la presente política originará investigaciones y sanciones a los infractores conforme a las normas internas de la empresa y leyes aplicables.

7. POLÍTICAS DE CUMPLIMIENTO

7.1. Política de Entrega y Ofrecimiento de Regalos o Beneficios a Terceros

Entrega de regalos y beneficios a terceros

PLACECOL SA prohíbe la entrega de regalos o cualquier tipo de atención por parte de empleados o terceros, sean de cualquier tipo, cuya finalidad sea la de obtener una ventaja o beneficio particular. Como excepción, el Representante Legal podrá definir la entrega de regalos o cualquier tipo de beneficio a terceros siempre y cuando se cumpla las siguientes condiciones:

  • El valor del regalo a terceros no podrá superar COP$ 300.000 al año.
  • La frecuencia de entrega deberá ser razonable, y no podrán superar los montos establecidos.
  • No podrá realizarse regalos durante o inmediatamente después de la celebración del negocio con el tercero.
  • Deberá ser razonable y justificado en función de la antigüedad de la relación con el tercero.
  • Deberá tener en cuenta el entorno legal y regulatorio del tercero.
  • Evidenciar todos los regalos por escrito, incluyendo los soportes y registros contables correspondientes, y la identidad del destinatario, así mismo deberá registrarse en una partida contable.

Entrega de regalos y beneficios a empleados por parte terceros

Se prohíbe a todos los empleados recibir regalos o cualquier tipo de beneficio por parte de terceros, en forma directa o indirecta, que no estén autorizados por el Representante Legal, y en todo caso, no podrán superar COP200.000 al año, ni podrán afectar el juicio de los empleados para la toma de decisiones ni que puedan percibirse como tal.

Todos los empleados están obligados a reportar al Oficial de Cumplimiento cualquier hecho relacionado al ofrecimiento de regalos o cualquier tipo de beneficio por parte de terceros, de igual manera, podrán realizar el reporte a través del correo línea.transparencia@placecol.com.co.

PLACECOL SA podrá suspender las negociaciones con el tercero cuando se evidencie el ofrecimiento de regalos o cualquier tipo de beneficio, directa o indirectamente, a los empleados para obtener una ventaja o beneficio particular.

7.2. Política de Remuneraciones y Pago de Comisiones a Empleados, Asociados y Contratistas

PLACECOL SA define las condiciones para el pago de remuneraciones y comisiones a empleados, asociados y contratistas bajo los criterios de transparencia, proporcionalidad, igualdad y razonabilidad, y únicamente podrán ser en virtud de compensación por la ejecución de una labor o servicio prestado, mediante pago de remuneración salarial u honorarios.

Para el pago de remuneraciones y comisiones, deberá cumplir con los siguientes lineamientos:

  • Definir la naturaleza del pago, su concepto, condiciones y restricciones, periodicidad, fórmula para el cálculo y monto, si es fijo o variable, e identificación del beneficiario.
  • Deberá ser proporcional a la labor o servicio prestado.
  • Deberá contar con los soportes que acrediten el pago.
  • Ser aprobados por la gerencia financiera.
  • Deberá contar con registro contable que permita llevar su trazabilidad.
  • No podrá realizarse en efectivo. Únicamente podrá ser autorizado los pagos en efectivo por el Gerencia General y Gerente Financiera siempre y cuando no superen el monto de COP 5’000.000.

Se prohíbe cualquier pago a título de remuneración o comisión que no se encuentre definido en la presente política.

7.3 Política de Gastos en Actividades de Entretenimiento

PLACECOL SA podrá destinar gastos en actividades de entretenimiento para empleados, asociados y contratistas bajo los criterios de transparencia, proporcionalidad y razonabilidad, bajo los siguientes lineamientos:

  • Únicamente en celebración de fechas importantes, como son: cumpleaños, días del trabajador, festividades de fin de año, jornadas de integración familiar.
  • En todos los casos, deberá contar con un presupuesto y cronograma de actividades a desarrollar, los cuales deberán ser razonables.
  • Deberá ser aprobado por Gerencia General
  • Deberá contar con registro contable que permita llevar su trazabilidad.

Prohibiciones de gastos en actividades de entretenimiento a favor de terceros

Se prohíbe los gastos en actividades de entretenimiento a favor de terceros cuando exista un interés particular y que potencialmente puedan considerarse como soborno, o sirva para obtener una ventaja o beneficio particular. Adicionalmente, se prohíbe cuando:

  • Sean destinados a familiares o asociados de terceros.
  • Se realicen en efectivo.
  • No sean informados por escrito al supervisor del tercero beneficiado, justificando los motivos y el carácter de la actividad.

7.4 Política de Viáticos

Actividades Aprobadas para la Asignación de Viáticos

Únicamente se aprobará viajes y gastos de viáticos para el desarrollo de las siguientes actividades relacionadas a la organización: inspección a proveedores, auditorias de segunda parte, visitas comerciales destinadas al conocimiento de clientes siempre y cuando sea justificado, participación en contrataciones que requiera presencia de un representante de la empresa, participación en eventos empresariales, programas de entrenamiento a empleados, actividades legales.

Asignación de Viáticos para Empleados

Los gastos destinados los viajes, alojamiento, transporte y manutención necesarios, se establecen en relación con su razonabilidad y transparencia. Cualquier gasto relacionado a viáticos se regirá bajo los siguientes lineamientos:

  • Todos los gastos de viáticos serán aprobados por la Gerencia General.
  • El itinerario deberá contar con un cronograma de actividades a desarrollar, deberá ser razonable en función al objetivo del viaje.
  • Limitar el entretenimiento o pagos relacionados a estas actividades.
  • No se destinará gastos adicionales a los presupuestados, salvo situaciones fortuitas y justificadas.
  • Los gastos de viáticos deberán legalizarse mediante facturas y documentos que permitan su identificación y registro contable correspondiente, así mismo deberá registrarse en una partida contable.

En todos los casos, se prohíbe el pago de viáticos a familiares o amigos del empleado.

Patrocinio de viáticos a terceros

En los casos que la empresa patrocine viáticos a clientes, contratistas o funcionarios públicos, estos deberán:

  • Serán en función a la actividad que desarrollará el tercero.
  • Informarse a la entidad del tercero la finalidad del viaje, indicando el presupuesto asignado y el cronograma de actividades a desarrollar.
  • Deberán ajustarse a las políticas del tercero, o a regulaciones legales.
  • Se prohíbe el pago de viáticos a familiares o amigos del tercero.

7.5 Política de Contribuciones Políticas

PLACECOL SA no realiza donaciones o patrocinios a partidos políticos destinados a influir para obtener provecho o cualquier decisión a favor de la empresa.

7.6 Política de Donaciones

PLACECOL SA no realizará donaciones a entidades sin ánimo de lucro, entidades públicas o privadas o similares, que puedan percibirse como influencia, para obtener beneficios o cualquier decisión a favor de la empresa.

Cualquier donación deberá someterse al procedimiento de debida diligencia con el propósito de verificar su legitimidad y que no estén siendo utilizados como canal para la corrupción o soborno. A su vez, únicamente podrá ser aprobado por el Representante Legal y deberá exigirse certificado de donación o documento que acredite el aporte realizado. No se realizarán contribuciones que no estén permitidos por la ley.

No se realizará donaciones inmediatamente antes, durante o inmediatamente después de la negociación de un contrato o licitación con este tipo de entidades.

7.7 Política de Protección a Denunciantes

PLACECOL SA garantiza total seguridad, confidencialidad, reserva, el derecho a la privacidad y anonimato a los empleados y partes interesadas que realicen reportes, denuncias sobre actos de corrupción y/o soborno, o cualquier infracción al PTEE o reglamentos de la empresa. A su vez, garantizará su seguridad y adoptará medidas para que no sea objeto de represalias por parte de otros empleados o cualquier conducta de acoso laboral, así mismo, lo protegerá ante posibles represalias de que puedan ser objeto como consecuencia de la decisión que el empleado adopte de no involucrarse en actos de corrupción.

En cumplimiento a la política, PLACECOL SA dispone de los siguientes canales para denuncias o reportes anónimos:

8. REGALOS Y COMIDAS

El objetivo de las comidas y regalos o actividades de entretenimiento por parte de la firma para con terceros, es una expresión del deseo corporativo de la entidad de: agradecer, crear o consolidar relaciones de trabajo o comerciales. No está permitido la creación de encuentros, almuerzos o reuniones en las que se pretenda lograr un acuerdo o ventaja indebida.

Así mismo, está prohibido a todos los funcionarios en su calidad de empleados de la firma, dar o recibir dinero bajo ningún título, regalos en cualquier cuantía e informar cualquier invitación extendida por un proveedor o cliente.

Todos los regalos de PLACECOL S.A. se entienden a nombre de la firma y no en calidad personal.

La firma tendrá como política regalar obsequios corporativos de cuantía simbólica en fechas especiales como Navidad o atenciones que no superen un valor de $50.000 y los cuales constaran en un registro.

Los regalos suntuosos o de valor excesivo se consideran inapropiados para la firma y atentatorios de nuestra reputación.

9. INCUMPLIMIENTO

El incumplimiento de la presente política será justa causa para la terminación del Vínculo laboral y contractual con Placecol S.A., además de las sanciones penales por la comisión del delito.

10. VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha y será divulgada a todos los empleados de la firma y proveedores, quienes después de conocerla deberán acreditar su conocimiento mediante la suscripción del respectivo formato. Igualmente será de público conocimiento mediante su divulgación en la página de internet de la empresa.  

Esta política deja sin efecto cualquier disposición que haya tenido la firma sobre esta materia.

Dado en Bogotá a los 14 días de mes de noviembre de 2025.

Gerencia General

PLACECOL S.A.